Kaltakquise Tipps aus der Praxis

Kaltakquise am Telefon ist kein Talent. Es ist Handwerk. Du brauchst eine gute Liste, einen festen Zeitblock und ein klares Ziel für jedes Gespräch. Und du wählst nach dem zehnten Nein trotzdem die elfte Nummer.

Hier stehen Tipps für drei Phasen: vor dem Telefonieren, im Gespräch und danach. Eine Vorlage für den Gesprächseinstieg findest du im Telefonakquise Leitfaden. Wie du auf „kein Interesse“ reagierst, steht im Ratgeber Einwandbehandlung am Telefon.

Was ist Kaltakquise?

Kaltakquise ist der erste Kontakt zu jemandem, der dich nicht kennt und nicht auf deinen Anruf wartet. Es gibt keine Geschäftsbeziehung und keine Anfrage. Bei der Warmakquise ist das anders: Der Kontakt kennt dich schon, etwa durch eine Empfehlung oder einen früheren Auftrag.

Kaltakquise geht per Telefon, Mail, Brief oder LinkedIn. Hier geht es um das Telefon im B2B: Du rufst Unternehmen an, um einen Termin zu bekommen.

Sie lohnt sich für alle, die sich ihre Kunden selbst aussuchen wollen, statt auf Anfragen zu warten. Zum Beispiel Agenturen, Personalvermittler, Vertriebsagenturen und Selbstständige, deren Angebot man erklären muss.

Der wichtigste Tipp: Fang einfach an

Das Schwerste an der Kaltakquise ist nicht der perfekte Einstieg und nicht die Antwort auf jeden Einwand. Das Schwerste ist, eine Routine aufzubauen.

Am Anfang musst du nicht gut sein. Du musst anrufen. Schon das bringt die ersten Termine. Die Techniken, mit denen du besser wirst, kommen im zweiten Schritt. Sie stehen weiter unten.

Vor dem Telefonieren

1. Eine Liste, eine Zielgruppe

Ruf an einem Telefontag nur eine Art von Unternehmen an, zum Beispiel Hausverwaltungen in einer Region oder Webagenturen mit fünf bis zwanzig Mitarbeitern. Nach zehn Gesprächen kennst du die typischen Antworten. Nach zwanzig hast du gute Antworten darauf. Wer heute Zahnärzte und morgen Logistiker anruft, fängt jeden Tag von vorn an.

Prüf vor dem Anruf nur das Nötige: Was macht die Firma, wer entscheidet, gibt es einen konkreten Anlass für deinen Anruf? Ob du eine Firma anrufen darfst, klärst du ebenfalls vorher. Mehr dazu in den rechtlichen Hinweisen im Leitfaden.

2. Feste Zeitblöcke

Telefonier in Blöcken, nicht zwischendurch. Trag dir die Zeit wie einen Kundentermin in den Kalender. Während des Blocks bleiben Mail und Chat zu. Wer nach jedem Anruf kurz ins Postfach schaut, verliert jedes Mal den Faden.

3. Ein Ziel pro Anruf: der Termin

Am Telefon verkaufst du nur den nächsten Termin, nicht dein Produkt. Leg vorher fest, wie dieser Termin aussieht, zum Beispiel ein Videocall von 20 Minuten. Je kleiner der Schritt, desto leichter fällt das Ja.

4. Die richtige Uhrzeit finden

Es gibt keine Uhrzeit, die für alle passt. Eine Geschäftsführerin im Büro erreichst du zu anderen Zeiten als einen Dachdecker auf der Baustelle oder eine Praxis mit Sprechstunden. Notier bei jedem Versuch, ob du jemanden erreicht hast. Nach zwei Wochen siehst du, welche Zeiten für deine Zielgruppe funktionieren.

Wer das nicht von Hand führen will: Der KI Power Dialer von Powercall sortiert deine Kontakte unter anderem danach, wann sie erreichbar waren, und ruft sie nacheinander an.

Im Gespräch

5. Sag sofort, wer du bist und warum du anrufst

Nenn Vornamen, Nachnamen und Firma, dann den Grund für deinen Anruf. Ehrlich und konkret, in zwei Sätzen. Frag nicht „Haben Sie kurz Zeit?“. Die Frage lädt zum Nein ein, bevor du überhaupt etwas gesagt hast.

Beispiel:

Du: „Guten Tag Frau Becker, hier ist Jan Hoffmann von der Agentur Nordlicht. Sagt Ihnen das schon etwas, oder soll ich Sie kurz abholen?“

Frau Becker: „Holen Sie mich kurz ab.“

Du: „Viele Hausverwaltungen arbeiten mit uns zusammen, um Anfragen von Mietern schneller zu beantworten. In der Regel sparen sie dadurch ein paar Stunden Zeit. Ich wollte herausfinden, ob das auch bei Ihnen möglich wäre, und Ihnen nächste Woche ein paar Beispiele zeigen. Dann schauen Sie selbst, ob das etwas für Sie ist oder nicht. Wie passt es Ihnen nächste Woche?“

Sag dabei nur, was für dein Angebot stimmt. Hast du in der Branche noch keine Kunden, lass den Satz mit „viele arbeiten mit uns“ weg und nenn das Ziel direkt.

Weitere Beispiele und eine Vorlage zum Kopieren stehen im Telefonakquise Leitfaden.

6. Im Sekretariat um Hilfe bitten, nicht tricksen

Die Zentrale soll Anrufe wie deinen filtern. Sag offen, wer du bist, und frag, wer im Haus für dein Thema zuständig ist. Notier den Namen und frag, wann die Person gut erreichbar ist.

Lass Tricks wie „Wir hatten doch schon Kontakt“. Spätestens im Gespräch mit der Entscheiderin fliegt das auf. Dann ist das Vertrauen weg, bevor es da war.

7. Nicht ausfragen, sondern den Termin anbieten

Die Person kennt dich nicht. Warum sollte sie dir am Telefon erzählen, wie sie heute Kunden gewinnt oder wo es hakt? Stell deshalb keine Fragen zu ihrer Lage.

Sag kurz, welches Ziel sie mit deinem Angebot erreichen kann, und biete an, es in einem Termin mit ein paar Beispielen zu zeigen. Die einzige Frage im Gespräch lautet, wann es passt.

8. Nicht gegen Einwände argumentieren

„Kein Interesse“ kommt oft, bevor der andere weiß, worum es geht. Wer dagegen argumentiert, verliert. Bedank dich für die Offenheit und frag nach dem Grund. Wie es danach Schritt für Schritt weitergeht, steht in der Einwandbehandlung am Telefon.

9. Mindset, Stimme und Energie

Am Telefon ist die Stimme alles, und die Stimme folgt dem, was du denkst. Wenn du glaubst, dass du nervst, klingst du auch so. Wenn du überzeugt bist, dass dein Gegenüber von deinem Angebot profitiert und du es nur kurz in einem Termin zeigen willst, stimmt der Ton von allein.

Telefonier im Stehen. Im Stehen hast du mehr Energie, und Verkaufen heißt am Ende, Energie zu übertragen. Das Telefon schluckt einen Teil davon. Was sich für dich fast übertrieben anfühlt, kommt am anderen Ende normal an. Sprich also mit Energie, mit Mimik und Gesten, als säße die Person vor dir.

Und lächle beim Sprechen. Man hört es, und es steckt an. Mit guter Laune machst du mehr Termine.

10. Schlag einen konkreten Termin vor

Beende ein gutes Gespräch nie mit „Ich melde mich mal“. Biete zwei Termine zur Wahl an: „Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr oder lieber Donnerstag um 14 Uhr?“ Mit dieser Alternativfrage geht es um das Wann, nicht mehr um das Ob. Schick die Einladung noch während des Gesprächs oder direkt danach.

Nach dem Gespräch

11. Sofort notieren

Schreib direkt nach dem Anruf auf, was gesagt wurde: Ansprechpartner, Lage, Einwand, nächster Schritt mit Datum. Nicht abends aus dem Gedächtnis. Nach dreißig Anrufen weißt du sonst nicht mehr, wer was gesagt hat.

In Powercall passiert das automatisch: Nach jedem Gespräch entstehen eine KI Zusammenfassung und eine Wiedervorlage, dann ruft der Power Dialer den nächsten Kontakt an.

12. Nachfassen mit Plan

Viele Kontakte erreichst du nicht beim ersten Versuch. Leg deshalb für jeden Fall fest, was als Nächstes passiert:

• Nicht erreicht: zu einer anderen Tageszeit erneut anrufen.

• Rückruf erbeten: genau zum vereinbarten Zeitpunkt anrufen.

• „Melden Sie sich in drei Monaten“: Wiedervorlage mit Datum anlegen und den Grund notieren.

• Klares Nein: respektieren und notieren, damit niemand aus deinem Team dort erneut anruft.

Rechne nicht damit, dass schon der erste Anruf einen Termin bringt. Oft findest du beim ersten Anruf heraus, wer zuständig ist. Beim zweiten versuchst du, die Person zu erreichen. Erst beim dritten kannst du richtig pitchen.

Wie viele Anrufe am Tag sind realistisch?

Das hängt von Zielgruppe, Liste und Angebot ab. Einen Durchschnitt, der für alle gilt, gibt es nicht. Miss deshalb jeden Tag drei Zahlen:

• Anrufe: wie viel du telefonierst.

• Gespräche mit Entscheidern: ob Liste und Uhrzeit stimmen.

• Termine: ob Einstieg und Terminangebot funktionieren.

Vergleich nur mit deinen eigenen Wochen. Sinkt die Zahl der Gespräche, prüf zuerst Liste und Uhrzeit. Hast du viele Gespräche, aber wenige Termine, arbeite an Einstieg und Terminangebot.

Aus meiner Erfahrung: Wer Vollzeit telefoniert, schafft von Hand rund 100 Anwahlen am Tag. Mit einem Power Dialer sind bis zu 200 möglich, also doppelt so viele, weil die Software das Wählen und Warten übernimmt. Mit dem KI Power Dialer führen Powercall Nutzer in derselben Zeit doppelt so viele Gespräche.

Die häufigsten Fehler

• Nur ab und zu telefonieren statt jeden Tag zur selben Zeit.

• Das Angebot am Telefon erklären, statt nur den Termin zu verkaufen.

• Den Angerufenen zu seiner Lage ausfragen.

• Vom Skript ablesen, sodass es vorgelesen klingt.

• Im Sitzen, ohne Energie und ohne Lächeln sprechen.

• Nach einem Nein diskutieren.

• Nach dem ersten Anruf aufgeben.

• Nichts notieren und beim nächsten Anruf von vorn anfangen.

Motiviert bleiben nach vielen Neins

Neins gehören zur Kaltakquise. Ein Nein gilt deinem Anruf zu diesem Zeitpunkt, nicht dir als Person.

Setz dir ein Ziel, das du selbst steuern kannst, etwa eine Zahl an Anrufen pro Block statt einer Zahl an Terminen. Mach nach jedem Block eine echte Pause. Und schau abends auf die Gespräche, die gut liefen, nicht nur auf die Absagen.

Häufige Fragen

Wie mache ich am besten Kaltakquise?

Mit einer festen Routine: jeden Tag zur selben Zeit anrufen, auch wenn es am Anfang nicht perfekt läuft. Sag zu Beginn, wer du bist und welches Ziel dein Gegenüber mit deinem Angebot erreichen kann, und biete einen kurzen Termin an. Notier alles und fass mit Plan nach.

Ist Kaltakquise noch erlaubt?

Privatpersonen darfst du nur mit ihrer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung anrufen. Bei Unternehmen kommt es auf die Umstände im Einzelfall an. Was du vor dem Anruf prüfen solltest, steht in den rechtlichen Hinweisen im Telefonakquise Leitfaden. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Wie hoch ist die Erfolgsquote bei Kaltakquise?

Eine Quote, die für alle gilt, gibt es nicht. Sie hängt von Zielgruppe, Liste, Angebot und Erfahrung ab. Miss deine eigenen Zahlen: Anrufe, Gespräche mit Entscheidern und Termine.

Welche Beispiele gibt es für Kaltakquise?

Typisch ist der Anruf bei einem Unternehmen, um einen Termin zu vereinbaren. Ein Beispiel für den Einstieg steht oben bei Tipp 5, eine vollständige Vorlage im Telefonakquise Leitfaden.

Von Elias Esen, Gründer von Powercall, 10 Jahre Vertrieb im DACH Raum